舟山市定海区档案馆查档流程图

舟山市定海区档案馆查档须知

一、查阅条件和范围

1.我国公民和组织持介绍信或者工作证、身份证等合法证明即可查阅本馆开放档案。

2.港、澳、台同胞和华侨，外国人或组织可按有关规定查阅本馆开放档案。

3.我国公民和组织可按本馆有关规定申请查阅未开放档案。

二、查阅程序

1.查阅档案须履行利用登记手续，利用者应如实填写《调阅登记表》，签署《查档利用协议书》。

2.利用者应爱护档案资料，不得带出阅览大厅，不得涂改、圈划、剪裁、折叠和拆卷,不得擅自与无关人员交换阅览；利用者应爱护查阅设施设备，不得修改、破坏电子档案。

3. 利用者需要复制档案材料，应将需求告知本馆工作人员，由工作人员办理；不得擅自复印、打印、拍照、下载、截屏。

三、开放时间

星期一至星期五（除国家法定节假日）

上午：08：30-11：45

下午：14：30-17：15（夏令时）  14：00-16：45（冬令时）

四、其它

1. 利用者应爱自觉维护公共秩序和公共卫生，严禁喧哗、吸烟及进食。

2. 除贵重物品及查档必用品需随身携带外，其他物品（包括文件包）请放在存包处。

定海区档案馆档案利用效果登记制度

一、利用者利用档案完毕，请如实填写《调阅档案登记表》。

二、接待人员应认真指导利用者结合案例情况准确、详细填写利用效果。

三、利用者无法当场确定利用效果时，可将《调阅档案登记表》带回填写，接待人员应与利用者保持联系，提醒利用者及时寄回表格。

四、对于涉及重大民生、重要活动、重点建设工程以及其他取得较大社会、经济效益的利用案例，应重点收集，视情做好重大利用效果报告。

五、接待人员应及时整理《调阅档案登记表》，并对利用效果进行核实、研究和总结，对利用趋势进行分析，并编写“利用效果汇编”。

定海区档案馆馆藏档案开放鉴定暂行办法

为了贯彻开放档案的方针，大力开发档案信息资源，依据《中华人民共和国档案法》，国家档案局、国家保密局关于《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》以及国家档案局《各级国家档案馆开放档案办法》，结合本馆馆藏档案实际情况，更好地对外开放利用，特拟定本办法。

（一）凡向社会开放建国后的档案，均应逐卷逐件逐页进行审阅，区分控制件与开放件，以保护党和国家机密的完整与安全，维护公民的合法权益，做到该保密的严格保密，该开放的尽可能开放。

(二)市级及其以上单位形成的有密级文件均不开放。

(三)本级文件中标有“绝密”、“机密”、“秘密”字样的涉密档案，在没有接到该立档单位要求继续保密的通知的情况下，可视为无密级的文件，在审卷中视内容审定，不作降密处理工作。

(四)控制使用的档案范围按国档发〔1991〕28号，关于《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中第七条掌握。该规定第七条内容如下：

各级国家档案馆保存的中华人民共和国成立前形成的历史档案，中华人民共和国成立后形成满三十年的已解密的档案和未定密级的其他档案，凡涉及下列内容的应当控制使用：

1、涉及我党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出结论的、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案；

2、涉及各级党和政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象、人格尊严和声誉的档案；

3、涉及我党和国家秘密工作的组织关系、工作方法、策略手段、情报来源的，对社会开放会使保护党和国家安全与利益的措施、手段的可靠性降低或者失效的档案；

4、涉及我党和国家及其领导人与外国政党组织及其领导人之间秘密关系的，对社会开放会影响两党、两国正常关系以及其他对外关系的档案；

5、涉及民国时期敌特机关破坏我党地下组织的，为进行策反纯属捏造的，对社会开放会损害我党和国家及其领导人形象的档案；

6、涉及领土、边界中敏感问题和战略部署、国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的，对社会开放不利于维护国家主权和领土完整，危害国家的战略防御能力的档案；

7、涉及民族纠纷、民族矛盾和宗教、统战、侨务工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案；

8、涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后可能激发边界纠纷、影响社会稳定和人民团结的档案；

9、涉及准确记载风俗民情，对社会开放后可能资敌军事、经济战略，或损害民族形象的档案；

10、涉及我国科学技术的关键技术、技术诀窍、传统工艺、配方、重要资源的，对社会开放会削弱我国经济、科技实力或使国民经济遭受损失的档案；

11、涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的，对社会开放会使我国在对外活动中处于不利地位或在政治上造成被动、经济上造成损失的档案；

12、涉及外国在华机构形成的，对社会开放会引起档案所有权纠纷的档案；

13、涉及著作权、发明权、专利权的，对社会开放会造成侵权诉讼并有损国家利益的档案；

14、涉及尚有法律效力的中外产权、债权，对社会开放会引起外事纠纷并有损国家利益的档案；

15、涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理情况的，对社会开放会造成不良政治影响或不利于审理人员及举报人等人身安全的档案；

16、涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案；

17、涉及台、港、澳同胞和海外华侨中爱国进步人士的，对社会开放会损害其声誉和权益的档案；

18、涉及民国时期军、警、宪、特组织及人员方面的，对社会开放在一定时期内可能对某些方面带来不良影响的档案；

19、机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案；

20、除上述范围外，其他影响党和国家利益的档案。

(五)为便于实际工作的开展，根据控制使用范围的原则并结合档案内容，具体补充下列内容文件划为控制使用件：

1、种类会议记录：

（1）各立档单位党组、党委会议记录，办公会议记录、班子民主生活会纪要；

（2）局务会议记录、其他行政会议记录视具体内容和会议范围大小而定（涉及人事、财务、纪检、监察、外事、统战等内容的均应限制）；

（3）其他重要会议。

2、重要领导人的讲话、文稿：

（1）党和国家重要领导人的亲笔文稿和未公布的讲话、批示；

（2）区级以上党委、人大、政府、政协、纪委等几套班子主要负责同志及其他领导人在小范围内讲话。

3、馆藏字画，印章、证章，财税、商业、金融、邮电等各部门形成的票证。

4、信访、纪检、监察方面：

（1）群众各类举报、控告、揭发、信访信件；

（2）各类违法案件的调查、处理、通报；

（3）交代、检讨材料。

5、未公开发布的中央文件。

6、劳动人事方面：

（1）人事安排、干部调配中未正式生效的文件；

（2）对干部、职工的评价和政审材料；

（3）干部自传、自述、履历、鉴定材料；

（4）干部提拔审批表；

（5）调资、工改工作中具体涉及个人问题的请示、批复；

（6）伤亡事故的调查、统计、处理、通报。

7、历次政治运动（如：镇反、肃反、审干、三反五反、整风反右、四清、文化大革命等）中形成的，对有关人员的处理、案件审理及甄别平反工作材料；

8、通过机要交通途径传送的密码电报。

9、数据统计方面：

（1）涉及厂矿、财产、山林、土地纠纷、科技成果等方面的各种统计数字。

（2）党员登记表、干部花名册、工资发放表（工资名册）、会计年报、党团员年报表等统计报表。

10、基建方面：

机场、铁路、电厂等国家重要设施或重大工程项目的土地征用、设计方案、图纸、合同等基建档案。

11、产权方面：

债权纠纷、产权纠纷、租赁合同、资产评估、财产登记清册及各类契约。

12、技术资料：

涉及经济技术秘密、传统工艺技术的文件。

13、地矿、地质方面：

涉及本地重要资源，如有色金属的地矿分布图、矿藏储量、种类、矿业申请的文件、图纸。

14、外事工作中对外国政党及其领导人评价材料，根据“内外有别”原则形成的有关材料及其他涉及国际团结问题的材料。

15、军事方面：

涉及国防设施、军工科研及生产的材料。

16、公民的隐私权，如：民族、种族、肤色、性别、年龄、婚姻状况、宗教信仰、财产状况、血型、指纹、医疗史、犯罪史、身份证号码、住址、职业经历等。

舟山市定海区档案馆档案鉴定制度

 为准确地判定档案的价值，保证馆藏档案的质量，维护档案的完整与安全，便于对有价值的档案的查找利用，根据《档案法》等有关法律法规，特制订本制度。

一、档案馆应当定期对自形成之日起满30年档案进行鉴定。

二、鉴定档案的标准。按照党和国家及档案行政管理部门制定的档案鉴定标准的原则，采用国家档案局编制的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》以及各专业主管机关编制的专门档案保管期限表等统一的档案鉴定标准。

三、鉴定工作的组织领导。为保证鉴定工作有组织，有监督地进行，必须建立档案鉴定领导小组和工作小组，鉴定小组由局（馆）负责人及各科室有关人员组成，组长由局（馆）负责人担任。当鉴定某一全宗档案，必要时可邀请该全宗的综合档案室主任或档案员参加鉴定工作。

四、鉴定的方法和流程。宜采取直接鉴定法，按照档案的实际情况，逐卷逐件逐页地审查，并认真填写鉴定表册，按照个人初鉴、小组复鉴、馆领导审批的程序，对档案提出存留销毁和开放控制的意见。每次鉴定结束，均应提出鉴定报告，并分别编制销毁清册和开放目录。

五、档案的销毁和开放。鉴定后的档案必须报区委、区政府批准后，方可进行公布和销毁。销毁档案，应送造纸厂化浆，由两人监销并须在销毁清册上签名盖章；开放档案，应在案卷及案卷目录上做出明显标记，并通过一定方式向社会公布。

舟山市定海区档案馆政府信息公开查阅制度

一、为加强政府信息公开查阅，方便公民、法人和其他组织依法获取政府信息，根据《中华人民共和国政府信息公开条例》（下称《条例》）等相关规定，结合本馆实际，特制定本办法。

二、根据《条例》规定，公民、法人和其他组织持身份证、工作证或组织介绍信等合法证明，可在本馆查阅政府公开信息。

三、利用者查阅政府公开信息需准确、详细填写《查阅政府公开信息登记表》。

四、工作人员主动为利用者查阅政府公开信息提供便利。包括提供必要的查阅检索工具，指导检索工具的应用并告知网上查阅的基本操作规程。

五、利用者复制政府公开信息文件，经与工作人员联系并获得同意后，填写《复制申请表》，复制后的文件应妥善保管。

六、利用者可在本馆借阅浙江省人民政府公报和舟山市人民政府公报。

七、政府信息公开文件一律不外借，文件不能折叠、涂抹、剪裁，如有违反，依法处理。

八、阅览大厅应保持整洁，严禁拍照、喧哗和吸烟。

舟山市定海区档案馆开放档案利用办法

根据《档案法》《档案法实施办法》和国家档案局《档案馆开放档案暂行办法》，结合本馆实际，制定本办法。

一、凡本馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年分期分批向社会开放。其中对涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，本馆控制利用。具备提供复制件的档案，一般不提供档案原件。

二、查阅利用本馆档案应在本馆阅览场所内进行，查阅档案须履行利用登记手续，如实填写《调阅档案登记表》，签署《查档利用承诺书》。

我国公民和组织可持介绍信或者工作证、身份证等合法证明，直接到本馆查阅开放档案。

港澳台同胞和华侨如查本人及其亲属历史证明，须持本人有效身份证件到本馆查阅；如查阅其他开放档案，须经国内有关主管部门介绍或向本馆申请，经本馆同意，方可查阅。

外国人或者外国组织须经我国有关主管部门介绍或向本馆申请，经本馆同意后，方可查阅开放档案。

三、本馆开展档案的利用工作，提供下列业务：（1）阅览；（2）复制；（3）摘录；（4）来电（函）代查；（5）咨询服务。

四、档案一律不得外借。禁止在阅览室内吸烟、喝茶，保持阅览室安静、整洁。

五、本馆档案出证提供免费复印，为保护原始档案的完整性，查阅者每人每天调阅实体档案不超过30本，复印不超过30张，若因工作需要确实要增加数量的，经本馆负责人审核后方可获取；若需批量复印的，请提前进行申请预约，获取时限以具体情况而定。

六、本馆保存的属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆公布，必要时还应征得档案形成单位的同意，或者报请其上级主管机关批准后公布。利用档案的单位和个人未经档案馆同意，均无权公布档案。

七、利用者必须爱护档案资料，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，不得擅自传抄、复制档案，对违反者，按国家有关法律予以严肃处理。

八、利用档案不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

九、查阅档案须履行利用登记手续，如实填写《调阅档案登记表》，签署《查档利用承诺书》。

十、对违反本办法，影响本馆工作秩序，干扰和妨碍他人利用档案者，本馆有权停止其利用档案，情节严重，取消其借阅资格，令其退出馆外。

十一、档案馆应当定期公布开放档案的目录，本馆应当以提供服务为宗旨，为社会利用档案创造便利条件。

舟山市定海区档案馆未开放档案资料利用办法

为充分利用档案信息资源，本馆对所保存的未开放档案资料制定本利用办法。

一、未开放档案资料的利用系指对本馆馆藏的属于国家所有的未开放档案的阅览、复制、摘录和出具证明。

二、利用未开放的档案资料，须凭本单位正式介绍信并注明查阅人员的身份和查阅档案资料的目的和范围，并经本馆同意，必要时报请上级主管机关审查批准；利用其他单位所有的档案，须经该单位同意。凡利用人事档案须两人共同查阅。大量利用档案进行专题研究，必须事先将上级批准的研究计划抄送档案馆。

港、澳、台同胞和华侨须持有国内邀请、合作单位或接待单位的介绍信函，提前与本馆联系，并经本馆同意。

外国人或外国组织须有外办或邀请、合作单位的介绍信函，并提前30天向本馆提出申请，并经本馆同意。

三、利用下列档案资料，须经过相关领导的审批：

1、利用区（县）常委会议、书记办公会议及区委办公会议记录，区（县）党内历次政治活动形成的档案资料，本区形成的涉及到国际关系、海外斗争、统战政策方面不宜公开的档案资料，区管干部的处分决定及调查材料，区人大、政协及区政府办公会议记录等，需经该部门区委办办公室主任或区政府办公室主任审批。

2、利用本单位形成的党委（党组）会议记录，需经本单位党组织主要负责人签署意见。

3、查阅组织人事、纪检监察档案，需持单位组织（人事）、纪检监察部门介绍信，并经本馆同意。

（1）查阅干部档案，按照《干部档案工作条例》有关规定，须持《查阅干部档案介绍信》并经其单位分管领导签字同意，由两名工作人员（中共党员）前来查阅，一般情况下仅提供该干部个人履历表等信息。个人不得查阅本人及其亲属的干部档案。

（2）查阅纪检监察档案，按照《纪检监察工作案件档案管理办法》有关规定，须持单位介绍信和本人有效证件，并经其单位分管领导审批后方可查阅。

4、查阅捐赠档案，须经过捐赠人同意，提交捐赠人委托书及《捐赠证书》复印件后方可查阅。捐赠人与本馆有利用方面的约定，按约定办理。

5、对寄存档案的利用应征得档案所有者的同意。

6、利用其他未开放档案资料，一般由档案馆调阅人员决定，决定不下或需复制有密级的档案资料应报请分管领导审定。

四、馆藏涉密档案一般不提供复印、摘抄。确因工作需要要求复印、摘抄的，须经档案移交单位或其上级主管单位同意。复印、摘抄涉密档案，须填写利用登记表。仍未解密或解密不公开档案的复印件、摘抄件须交利用单位档案室保存，并按涉密档案的密级、保密期限和知悉范围严格管理。

五、凡来本馆查阅未开放档案资料者，必须遵守保密制度，不准翻阅与利用目的无关的档案；不得擅自传抄、复制档案与利用目的无直接关系的档案；不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

六、查阅利用本馆未开放档案应在指定阅览场所内进行，利用者必须爱护档案，不得涂改、圈点、剪裁、拆散、撕毁档案。

七、本馆档案调阅人员应做到优质服务，对不符本规定要求的利用者应说明原因，谢绝接待；对违反者按有关法律、法规予以处理。

舟山市定海区档案馆预约查档制度

为进一步改进工作作风，优化服务方式，更好地满足人民群众办事需求，特制定本制度。

一、预约服务内容

本制度所称预约服务，是指服务对象因特殊原因，需要在工作时间以外办理的事项，服务对象与工作人员双方事先约定，在固定的时间和地点，提供职责范围内的档案查询服务。

二、预约服务范围

1.特殊原因，服务对象无法在工作时间内办理的档案查询事项；

2.特殊原因，必须在一定的时间内急需办理的档案查询事项；

3.受理预约的档案查询类型暂定为婚姻、知青、私人建房、户籍迁移等民生档案。今后根据群众需求和馆藏情况，再逐步扩大预约服务范围。

三、预约服务时间

由预约人与工作人员约定。

四、预约服务方式

1.电话预约：法定工作日时间内申请人拨打查档窗口预约服务电话（0580-2033610）进行预约申请，工作人员及时填写《定海区档案馆预约服务登记表》，预约成功后申请人在约定时间到窗口办理档案查询事项；

2.现场预约：由申请人或其代理人直接到区档案馆查档窗口向工作人员申请预约，预约成功后领取现场预约服务告知书，并在约定时间到窗口办理档案查询事项；

3.网上预约：由申请人在定海档案的微信公众号上申请查档预约，预约后申请人在约定时间到窗口办理档案查询事项；

4.取消预约：在预约服务尚未实施前，申请人因特殊原因需取消预约服务的，应主动联系查档窗口取消，超过预约时间半小时未到达且电话联系不到的，视作放弃预约。

五、预约服务需知

1.在服务对象预约时，窗口工作人员要落实一次性告知制度，明确办理时间、事项、所带材料（包括材料种类、份数）等，并做好预约情况记录；

2.申请人须按照要求事先准备好所申办事项的相关材料，在约定时间办理档案查询事项。预约成功后预约申请人未履约次数超过三次的，将被纳入“黑名单”不再接收预约。

六、有关工作要求

1.工作人员为服务对象提供预约服务，应当作为自己应尽职责和义务。除法律、法规规定不能办理外，应主动履行预约；

2.对不在本职责范围内办理事项的预约，工作人员应明确告知预约人并说明理由，或直接告知其到其他部门（单位）办理；

3.应约工作人员应提前10分钟抵达接待窗口，准备好所需的表格、印章等办公用品，热情、高效地为预约对象办理约定的服务事项，不得接受服务对象有偿服务，不得谋取其他利益。

舟山市定海区档案馆咨询服务工作办法

为及时准确地向社会各界提供档案信息，满足利用者对档案信息的需求，制定本办法。

一、咨询服务范围

1、同档案馆利用工作和馆藏档案资料相联系的有关事项；

2、档案工作的政策法规。

二、咨询服务项目

1、对来馆利用档案者：

（一）向利用者介绍需查档案的情况，并提供档案资料信息线索；

（二）解答利用者在查阅档案中，因缺乏档案知识或遇到文字、日期、背景等有关疑难问题；

（三）帮助利用者了解和掌握摘抄档案的正确格式与注意事项；

（四）向利用者介绍开放档案或开放资料检索工具的正确使用方法，或代为查阅档案资料目录、索引等。

2、对来函来电查询档案者：

（一）解答利用者来函来电中所询问的各种问题；

（二）根据利用者来函来电的要求为利用者查阅档案资料目录、索引，进行摘录、复制等事宜，并函复或电复利用者所需档案资料。

3、为拍电视或举办各种展览提供可以公开的档案。

4、为研究历史、编史修志的单位和学者提供专题或系统性的档案史料。

5、为基层档案人员解答档案工作政策、法规等方面的规定。

三、咨询服务方法、手续

利用者可采用口头、电话、来函等方法进行咨询，本馆工作人员应积极、热情地接待各类咨询，并按照本馆利用办法规定，认真填写利用登记表，建立咨询档案。

四、咨询服务收费

本馆开展无偿咨询服务。